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スプレッドやツールを徹底比較

スプレッドやツールを徹底比較
2021-04-22 formLab編集部

ASP型フォーム作成サービスとは?おすすめツール6選を徹底比較!

2021-04-22 formLab編集部

フォーム作成ツール

ASP型のフォーム作成サービスとは?

ASP とは、『Application Service Provider』の頭文字をとった言葉で、ツールをネットワーク経由で利用できるサービスのことです。つまり「ASP型のフォーム作成サービス」とは、ネットワークを経由してお問い合わせフォームや申し込みフォームを作成できるツールを表します。

  • 低コストかつ簡単にフォームを作成できる。
  • スマートフォン対応しているサービスが多い。
  • インターネットさえあれば、どこでも利用可能。
  • 月額課金のサービスが多く、導入時のコストが低い。

ASP型のフォーム作成ツールの選び方

  • 利用料金
  • セキュリティ対策
  • スマートフォン対応
  • デザインテンプレートの豊富さ
  • データ集計・顧客管理の利便性

利用料金

セキュリティ対策

SSL化 (Secure Sockets Layer)とはWebサイトから発信される情報を暗号化する技術です。これによって簡単には情報を盗むことができなくなります。

Microsoft 365とGoogle Workspaceを徹底比較 結局うちの会社にはどっちが適しているの??

※参考URL
■Microsoft 365
「Microsoft 365 Business Basic、Business Standard、Business Premium」
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business
「Microsoft 365 E3、E5、F3」
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/compare-microsoft-365-enterprise-plans

表3 Google Workspaceプラン

※参考URL
■Google Workspace
「Business エディション、 Enterprise エディション」
https://support.google.com/a/answer/6043576?hl=ja&ref_topic=4425947

上記の表2と表3でわかる、Microsoft 365、Google スプレッドやツールを徹底比較 Workspace の違いのひとつとして、1ユーザーあたりに付与されるストレージの容量の違いが挙げられます。

同じ価格の「Microsoft 365 Business Standard」と「Google Workspace Business Standard」(ユーザー/月相当 ¥1,360)を比較すると以下となります。

【Microsoft 365 Business Standardの場合:以下の合計】
(1) ストレージ容量(1ユーザー当たり):1TB
(2) メールボックス容量(1ユーザー当たり):500GB

【Google Workspace Business Standardの場合】
ストレージ容量とメールボックス容量合わせて:2TB

Microsoft 365はメール 500GB、ファイルストレージ 1TBとそれぞれに容量が付与されますが、Google Workspace はBusiness Standard プランだと、2TBで提供されます。

また、Google Workspace Enterprise の「Standard」プラン、「Plus」プランだとストレージ容量が必要に応じて拡張可能となります。
自社の従業員が、どのくらいのストレージを活用するのかを考えた上での選定が必要と言えるでしょう。

Microsoft 365 とGoogle Workspace 、それぞれの強み

「アプリケーションがそんなに変わらず、金額も変わらないのであればどうやって選べば良いのか・・・」と感じると思います。
Microsoft 365 と Google Workspace はそれぞれの強みがあるので、そこを把握し、自社に適切なグループウェアを選びましょう。

Microsoft 365 の強み
→Microsoft Officeシリーズとの相性ばっちり!

Microsoft 365 の一番の強みは、同一企業が提供しているサービスのため、当然ですが過去のMicrosoft Officeシリーズ(Excel,Word,PowerPoint)との互換性があるという点です。
Microsoft社のOfficeシリーズは企業でドキュメント作成に利用される最もメジャーなアプリケーションです。

また、Microsoft 365 には、Officeを便利に利用できるアプリケーションも含まれています。(※注)
たとえば、Teams上にExcelで作成した資料を添付し同僚に共有し、インターネット上でExcelを同時編集することが可能です。

※注 スプレッドやツールを徹底比較 スプレッドやツールを徹底比較 Officeソフトのみをご利用頂けるMicrosoft 365のプランもあります。
※マイクロソフトOfficeの選び方はこちら

Google Workspaceの強み
→フリーのGmailを使い慣れたユーザーにとって、ノンストレス。シンプルな操作性が魅力

Google Workspace の最大の強みは、コンシューマー向けサービスとして使い慣れているアプリケーションが多いという点です。

また、Googleは検索サービス発祥の企業なため、Google Workspace も検索機能を活かし、サービスを横断する検索が可能です。

Microsoft 365 と Google Workspace 、その他の違い

その他、Microsoft 365 と Google Workspace には下記のような違いがあります。

1.データセンターが“国内”か“国外”か?

データセンターとは、サービスを提供している大元のコンピューターが置いてある場所です。
Microsoft 365 と Google Workspace では、それぞれデータセンターが以下のように違います。

・Microsoft 365:国内(関東と関西)にある
・Google Workspace: 国外(全世界数カ所)にある

一方で金融機関や官公庁、一部の大企業においては、会社の重要なデータは海外ではなく、国内で管理したいというニーズが強い傾向があります。
そのため、官公庁などの組織では Microsoft365 を選択することが多くなります。

2.Google Workspace は中国での利用不可

グローバルにビジネスを展開している企業のIT担当者の方に注意いただきたいのが、中国ではGoogle Workspace が利用できないということです。

Microsoft 365 も Google Workspace もグローバル対応していて、出張などで国外にいても、
いつでも仕事の続きができて非常に便利ですが、Google自体が中国からブロックされているため、中国ではGoogle Workspace が利用できません。

そのため、中国の子会社や関連会社とグループウェアを一緒に使いたい、といった場合にはMicrosoft 365 のほうが適しています。

今回は、Microsoft 365 と Google スプレッドやツールを徹底比較 Workspace の機能や価格を比較し、ご紹介しました。
比較した結果をまとめると下記の通りです。

1.機能面
Microsoft 365 と、Google Workspace はほとんど同等の機能がある。

2.それぞれの強み
・Microsoft 365の強み:
もともと利用していたOfficeシリーズで作成したドキュメントとの互換性に優れている。
Officeアプリをそのまま使うことができる。
・Google Workspaceの強み:
フリーのGmailを使い慣れたユーザーにとっては、ノンストレスで導入できる。
「検索」機能を活用したシンプルな操作性が魅力。

3.その他の違い
1.データセンターの場所の違い:
Microsoft 365 :国内(関東と関西)にある
Google Workspace:国外(全世界数カ所)にある
2.Google Workspaceは中国での利用ができない

Microsoft 365 と Google Workspaceのライセンス費用にはほとんど差がありません。
そのため、マイクロソフトのOffice製品を会社で利用している場合、Office製品のライセンス費用を考えると、Microsoft 365を選んだ方がお得になる可能性が高いです。

逆に、マイクロソフトのOffice製品が必要なく、GmailやGoogleカレンダーをプライベートで利用している従業員が多い場合、Google Workspaceを選んだ方が従業員満足度が上がるでしょう。

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短評 社内外との業務連絡のみならず、データの送受信から顧客サポートまで幅広く利用されているメール。クラウド型の場合、インターネット環境さえあれば外出先からでも手軽にメールを送受信できるのが大きなメリットだ。端末に依存することなく、受信トレイや送信済みメールなどをすべて共通化できるのも非常に使いやすい。クラウド型ではWebブラウザ経由でのメール利用が基本となるが、中には現場の利便性を考慮し、既存のメールクライアントを使い続けるという選択肢もある。いずれの場合も、ドラッグ&ドロップ対応など現場目線での使いやすさを重視すると良いだろう。そのほか、移行時に既存メールのインポートができるかも確認しておきたい。

短評 メールと比べてリアルタイムに意思疎通を図れるのがビジネスチャットのメリット。Microsoft 365は「Microsoft Teams」、Google Workspaceは「Google Chat」と、海外製は標準機能として備わっている。一方で国産は、サイボウズ ガルーンが「ChatPlus」や「CYBERCHAT」など、desknet's NEOは、「ChatLuck」という、オプション機能との連携によって利用可能になる。

短評 業務に必要な情報はもちろん、各種書類の電子化が進んでいる現在、企業内のファイル・ドキュメント数は膨大な数に上るが、これらを集約・共有するのもグループウェアの重要な役目だ。ナレッジの集約という観点に加えて、ファイルの簡単かつ迅速なアップロード&ダウンロード、膨大なデータから目的の情報に素早くアクセスできる一覧性や検索機能、さらには部署や役職に応じたアクセス制限なども選定時のポイントとなる。

短評 電子会議室・BBSを活用すると、社内はもちろん離れた拠点間でも、時間や場所にとらわれることなくスムーズな情報共有や意見交換が行える。頻繁に使う機能ほど利便性が重要になるため、ストレスなく入力・閲覧・検索が行えるか、部署や役職に応じたアクセス制限が可能か、データのエクスポートをはじめとした管理者による運用・管理が容易か、といった部分をチェックしておきたい。

短評 近年は個人向けだけでなく、ビジネス向けにも大きな注目を集めているソーシャル機能。単なる情報共有ツールとしての枠を越えて、社内コミュニケーションの円滑化および社員同士のつながりを強化し、職場の雰囲気向上やモチベーションアップ、さらにはグループウェア自体のアクセス頻度向上といった効果も期待できる。Microsoft 365では、「Yammer Enterprise」の機能や「SharePoint」のソーシャル機能が利用可能。Office 10は、掲示板やメッセージに加えて報告書のコメントにも「いいね!」などで意思表示ができる。desknet's NEOでは、Twitterライクな「ネオツイ」が使いやすい。Google Workspaceについては「Currents」を用意するなど、製品に応じて特徴が異なっている。

短評 スピードと素早いアクションが重視される現代のビジネスにおいて欠かせないのが、メールアドレスや内線番号などが記載された利用者名簿・社員名簿の共有。通常業務の連絡用としてだけでなく、有事の際には緊急連絡先一覧としても活用できる。公開範囲の設定が行えたり、管理者の負担を減らせたり、データのインポート・エクスポート機能を有している点も便利だ。

短評 取引先や顧客の連絡先・アドレス帳は、企業にとって極めて重要な情報資産のひとつ。その利便性を高めるポイントとしては、入力や編集作業の容易さ、目的の連絡先をすぐに探し出せる一覧性や検索性、そこからすぐにメール送付などができるアクション性などが挙げられる。こちらもデータのインポート・エクスポート機能の有無はチェックしておきたい。

短評 企業内にはさまざまな連絡手段があるが、その中でも一定の規則に沿って情報共有を行うのに適しているのが回覧。一方的に送信して相手からの返信を待つメール連絡とは異なり、回覧を使うとより効率的な社内連絡が行えるようになる。回覧を受け取った際の通知や既読状況の確認、コメント追加、締め切り日の設定、回覧後の分類・保存といった機能があるとさらに便利だ。desknet's NEOでは、回覧に対するコメント履歴の表示順変更、「全員に返信/転送」の追加、通知メール本文へのアクセスURL追加なども行える。

【ポイント②】スケジュールの共有・管理 / スプレッドやツールを徹底比較 メールの管理・送受信

スケジュールの共有・管理 スプレッドやツールを徹底比較 スプレッドやツールを徹底比較 スプレッドやツールを徹底比較
搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft 365 E3 Microsoft 365 Business Basic Google Workspace サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
詳細 詳細 詳細 詳細 詳細 詳細
組織メンバーの一覧表示 × × ×
交通費・経費精算連携 × × × × ×
(オプションでの実装)
空きスケジュールの検索 × × ×
予定承認・否認 × × ×
リマインダー
複数の休祝日カレンダー ×
アクセス制限

ここで特徴的なのは、国内製がすべて空きスケジュールの検索に対応している点だ。日常業務では、会議や打ち合わせの際に複数メンバーの予定を合わせる機会が多い。各メンバーの空きスケジュールを個別に確認する場合、参加人数が増えるほど手間と時間がかかってしまうが、検索機能があればスムーズに開催日時が決定できる。また、経営者や役員など予定を社内に公開したくない場合に役立つのが、予定のアクセス制限機能だ。いずれの製品・サービスもスケジュール全体でのアクセス制限は可能だが、これに加えて各予定単位で公開・非公開が設定できるとより使いやすい。こうした点では、「Microsoft 365」と「desknet's NEO」では予定をすべて非公開とする以外に、「時間と件名のみ公開」など、柔軟に制御することが可能だ。

メールの管理・送受信 スプレッドやツールを徹底比較 スプレッドやツールを徹底比較 スプレッドやツールを徹底比較 スプレッドやツールを徹底比較
搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズネオジャパン
Microsoft 365 E3 Microsoft 365 Business Basic Google Workspace サイボウズ ガルーン サイボウズ Officedesknet's NEO
詳細 詳細 詳細 詳細 詳細 詳細
IMAP対応
(inbox上の未読メールのみ)
×
誤送信防止機能 × ×
共有メールアカウント設定 ×

【ポイント③】海外製“のみ”の機能と国内製“特有”の機能

海外製のみに備わっている機能 スプレッドやツールを徹底比較
搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft 365 E3 Microsoft スプレッドやツールを徹底比較 365 Business Basic Google Workspace サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
詳細 詳細 詳細 詳細 詳細 詳細
ドキュメント作成・編集 - - -
Web会議 - - -

まずドキュメント作成・編集については、「Microsoft 365」が定番のビジネスツール「Office」アプリ、「Google Workspace」がオンラインストレージ「Googleドライブ」に統合された「Googleドキュメント」を搭載。それぞれグループウェア上でシームレスにドキュメントの制作・編集が行える。ここで「Microsoft 365 Business Basic」の項目が「※」になっていることに疑問を抱いた方もいるだろう。

実は、今回の比較対象とした「Microsoft 365 Business Basic」はコストを抑えたプランのため、Office Onlineのみでデスクトップ版が含まれていないのだ。もしデスクトップ版のOfficeアプリを使う場合、「Microsoft 365 Business Standard/Business Premium」や「Microsoft スプレッドやツールを徹底比較 365 Apps」、大規模企業向けの「Microsoft 365 E3/E5」などを選ぶ必要がある。

Web会議については、「Microsoft 365」が「Microsoft Teams」、「Google Workspace」が「Meet」を利用できる。いずれもマルチデバイス対応なので、PCに限らずスマートフォンやタブレットからも会議に参加できる。遠隔地から対面の会議に参加するのは多くの手間と時間を要するが、Web会議なら場所を問わないため、時間の節約に加えて迅速な意思決定にも貢献してくれる。国内製グループウェアでは、「desknet's NEO」が「ウェブ会議」機能を追加オプションとして提供しているが、海外製は標準で備えており、この点は大きな差異だと言えよう。Web会議の頻度や重要性が高い企業では、現場における実際の使い勝手に加え、各アプリケーションとの連携性なども踏まえ、選定してほしい。

国内特有の要件を求められる機能 - ワークフロー - スプレッドやツールを徹底比較 スプレッドやツールを徹底比較 スプレッドやツールを徹底比較 スプレッドやツールを徹底比較 スプレッドやツールを徹底比較 スプレッドやツールを徹底比較
搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft 365 E3 Microsoft 365 Business Basic Google Workspace サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
詳細 詳細詳細 詳細 詳細 詳細
ワークフロー機能の有無 - - -
代理承認機能 - - -
経路設定・経路の自動分岐 - - -
組織・役割による
承認者決定
- - - ×
申請書の連続承認 - - - ×
引き上げ承認機能 - - - × ×
処理中の経路変更 - - -
決裁処理における
ファイル添付機能
- - -

もうひとつ、国内特有の機能に挙げられるのがポータル・インフォメーションに関するものだ。ポータルは、企業内の迅速かつ正確な情報伝達・共有を行う基盤として、極めて重要な役割を担っている。しかし、業種や業務内容に応じて必要となる表示項目が変わる場合も多いため、自社にとって最適なポータルを、いかに簡単にすばやく構築できるかが重要となる。また、拠点や部門ごとに複数のポータルを作成できるか、ポータルメニューを柔軟にカスタマイズできるか、といった部分も選定ポイントといえるだろう。たとえば「desknet's NEO」では、ドラッグ&ドロップ操作による容易なポータル設計に加え、ユーザー権限や部署、役職などに応じて各メニューの表示・非表示が設定できるなど、高い柔軟性を有している。加えて、desknet's NEOへのログインが全社ポータルへのアクセスとなるため、社内教育やキッティングの手間を省きつつ、散在するシステムと情報を1ヶ所に集約できるのも魅力だ。

国内特有の要件を求められる機能 - ポータル・インフォメーション - スプレッドやツールを徹底比較 スプレッドやツールを徹底比較
搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズネオジャパン
Microsoft 365 E3 Microsoft 365 Business Basic Google Workspace サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
詳細 詳細 詳細 詳細 詳細 詳細
インフォメーション・
掲示板機能の有無
- - -
インフォメーション情報の
承認機能
- - - × ×
ポータル機能の有無 - - -
部門別のポータル作成 - - - ×
画像対応コンテンツエディタ - - - × ×

【ポイント④】グループウェアの新たな可能性「ノーコード・ローコードによる業務の電子化」

近年グループウェアに期待されている新たな可能性として、ノーコード・ローコードによる業務の電子化もぜひ視野に入れておきたい。具体的には前述の通り、これまで紙・メール・表計算ソフトなどで行われていた各種業務処理のさらなる業務効率化を図る、業務アプリ作成ツールの機能比較がメインとなる。本稿で比較した製品・サービスの場合、「サイボウズ Office」と「desknet's NEO」は、グループウェアのオプションとしてそれぞれ「カスタムアプリ」と「AppSuite(アップスイート)」というアプリ開発機能を有している。オプションのない「サイボウズ ガルーン 4」に関しては、別サービス「kintone」の「ライトコース」との組み合わせで比較を行った。ただし、「サイボウズ ガルーン」と「kintone」はあくまでも別サービスであり、管理なども個別の対応が必要になることから、参考用としてとどめていただきたい。

グループウェアの新たな可能性 - ノーコード・ローコードによる業務の電子化 - スプレッドやツールを徹底比較 スプレッドやツールを徹底比較 スプレッドやツールを徹底比較 スプレッドやツールを徹底比較
搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズネオジャパン
Microsoft 365 E3 Microsoft 365 Business スプレッドやツールを徹底比較 Basic Google Workspace サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
詳細 詳細 詳細 詳細詳細 詳細
Excel台帳管理の
Webアプリ化
- - - ○ ※1
紙・メール・FAXによる
業務処理のWebアプリ化
- - - ○ ※1
集計結果・グラフの共有 - - - ○ ※1
組織・ユーザー情報の利用 - - - ○ ※1
スマートデバイス対応 - - - ○ スプレッドやツールを徹底比較 ※1

※1 「 サイボウズ ガルーン+ kintone」は、クラウド版のガルーンのみ連携可能。

「サイボウズ ガルーン+ kintone」の場合、クラウド版のガルーンのみ連携可能であることに注意したい。組織・ユーザー情報の利用については、グループウェア上で管理している組織やユーザーなどの情報を、Webアプリでそのまま使えるか否かを示している。これは新たなシステムの管理・展開を、手間なくスムーズに開始するうえで欠かせない機能だ。こちらも「サイボウズガルーン+kintone」は、クラウド版のガルーンのみ連携可能となる。最後に、作成したWebアプリをタブレットやスマートフォンでも利用できるようにする、スマートデバイス対応に注目したい。「desknet's NEO」の「AppSuite」は現在のところタブレットのみ対応のため「△」としたが、スマートフォンへの対応予定もあるとのことなので、今後のアップデートに期待したい。

機能評価は「何をもって?」

ここまでの機能比較で示したように、グループウェアの選定・評価で迷っている場合は、まず「海外製のみに備わっている機能」と「国内特有の要件を求められる機能」のどちらが自社にとって優先されるべきかを出発点に、検討を開始しても良いだろう。たとえば、国内外に多くの拠点を有し、グループウェアとシームレスに連携可能なWeb会議機能を重視する場合、海外製の「Microsoft 365」と「Google Workspace」が有力候補といえる。逆に既存のWeb会議システムを使い続けるなど、純粋なグループウェアとして細かな利便性を求める場合は、国内製の「ガルーン」「Office」「desknet's NEO」に候補が絞り込まれてくる。

そしてもうひとつ、自社のITリテラシーがどの程度のレベルにあるのかを、事前に把握しておくことも重要だろう。これは情報システム部門だけでなく、実際に現場で利用する社員についても同様で、ITリテラシーの高さによって“使いやすい”と感じるレベルが異なるためだ。とくに海外製は、日本企業向けの細かい機能に特化していない分、比較的ITリテラシーの高い企業向きともいえる。たとえば「Google Workspace」のカスタマイズは、情報システム部門にある程度の知識・スキルが求められる。また、「Microsoft 365」はドキュメント作成・編集やOutlookの使い方に慣れているユーザーでも、Exchangeでのスケジュール管理、SharePointやExcelを用いたワークフロー構築などを行うには相応の教育が必要だ。一方の国内製製品は、日本人にとって使いやすい仕様になっているものが多いといえる。

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